Kit 3 : les problèmes de flux

#6 Ou comment occuper son mois d'août.

À l’heure où j’écris ces mots, vous êtes 130 abonnés ! Merci à toutes et à tous ! 🎈

Qui sommes-nous ? 👀

Avant de plonger dans le vif du sujet de la communication d’aujourd’hui, un petit mot sur l’Académie de la Qualité efficace :

Nous sommes un cabinet de conseil de 5 personnes qui a pour but de transformer la qualité sur les sites en la rendant efficace, pragmatique et proche du terrain.

Nous proposons des méthodes "prêtes à l'emploi" avec un diagnostic minimal sur des questions de qualité opérationnelle et de système.

🙋 Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter notre site : https://ac-qualite-efficace.com/

Too Long To Read ⏱🥱

Le Flux : La progression du produit, du lancement à l'expédition, génère de la valeur ajoutée. Les postes proches du flux sont soumis à une forte pression car ils influent directement sur les revenus du site.

Le Backlog : Il se forme lorsque la charge de travail dépasse la capacité. Divers facteurs peuvent le provoquer, comme les absences ou des projets imprévus. Il est crucial d’identifier au plus vite les dérives pour éviter que la situation ne devienne ingérable.

Solutions pour le Backlog : Utiliser des indicateurs pour surveiller la situation (évolution de l'encours, nombre d'entrées/sorties, temps de cycle moyen, pourcentage de retard). Mettre en place un pilotage pour rendre visible la charge, et définir des seuils d'alerte pour déclencher des actions correctives.

TELECHARGER LE KIT DU MOIS : ICI

Le mois d’août 🗓

Pfiouf ! Ça y est, c’est le mois d’août ! Pour tous ceux qui travaillent dans l’industrie pharmaceutique et qui ont eu la chance de partir en juillet ou qui auront la chance encore plus grande de partir en septembre (hey là, vous qui évitez la ribambelle de problèmes à gérer pour le redémarrage, on vous voit !) le mois d’août est une petite balade à dos d’escargot au milieu de 11 mois de course apocalyptique façon Madmax.

Comme ce mail va probablement finir enterré sous la masse de mail non traitée des vacanciers, je vais écrire ce texte pour vous, les derniers soldats de la troupe restés en poste pour maintenir le fort !

La production s’arrête enfin. Les machines infatigables cessent de cliqueter. Le site devient silencieux. 💤

Les bureaux sont déserts, c’est vous qui allumez en arrivant et qui éteignez en repartant.

Le téléphone est silencieux, le nombre de mails non lu n’augmente plus. Pas de réunion dans l’agenda. C’est dingue !

Pourquoi ça ne peut pas toujours être comme ça ?

Le flux 📈

Quand je parle de flux je veux dire : le flux du produit. Du lancement à l’expédition. Toutes les actions pour faire avancer le flux sont des actions qui vont générer de l’argent pour le site. Ajouter de la valeur au produit, comme on dit souvent. Tout au long de la fabrication, la valeur du produit va augmenter pour atteindre sa valeur maximale à l’expédition.

💰 Sachant que l’argent n’est encaissé que lorsque le produit est expédié, tout lot restant bloqué pour quelques raisons que ce soit, représente de l’argent qui dort pour l’entreprise.

Plus vous avez un poste près du flux, plus le flux va exercer de la tension sur vos épaules. Elle culmine au maximum lorsque votre fonction implique de réaliser une tâche sur le chemin critique. C’est-à-dire que c’est votre action qui va rapprocher le produit de l’expédition, donc de la transformation de celui-ci en argent et donc, de pouvoir payer tout le monde.💲

Pour savoir où ça en est, pour être certain que tout avance bien, on fait des réunions, on doit régulièrement faire des présentations pour remonter des indicateurs et rassurer ceux qui ne sont pas dans le flux. Ils doivent être certains que tout avance au maximum de ce qu’il est possible de faire. Plus il y a du retard, plus on doit faire de réunion. Et plus on doit faire de réunion, plus il y a du retard…

Ça inquiète la direction quand les produits ne sortent pas. Normal, si ça ne sort plus, plus personne n’est payé. Eux incluent…

😦 Ne me faites pas dire ce que je n’ai pas dit, les fonctions supports sont loin d’être inutiles ! C’est juste qu’ils ont moins la pression du flux. C’est l’huile dans le moteur. Il est possible de faire pas mal de kilomètres sans faire de vidange mais sans elle, le moteur se grippe. Entendez, si les fonctions support s’arrêtent, on va mettre un moment avant de s’en apercevoir, mais quand on va s’en apercevoir ça va serrer le moteur. Tout va s’arrêter d’un coup.

Bref, si comme en général au mois d’août le flux est arrêté, si tout le monde sait que rien ne doit sortir sur la période, entendez, on a bossé un douxième de plus chaque mois pour se permettre de rien sortir pendant un mois, la pression retombe. Personne ne demande de compte pour le mois.

Sauf pour la maintenance, si elle n’a pas fini à temps, on ne peut pas relancer le flux. Donc pour eux, c’est réunion d’avancement, indicateurs et j’en passe… pas de vacances pour les braves, vous avez compris.

Comme vous n’êtes pas de la maintenance vous voilà déchargé d’un paquet de trucs ! Et donc, vous allez pouvoir faire 2 choses : lire cette newsletter et rattraper le retard !!

Aller, y’a plus qu’à bosser ! 🤓

Bon. Comme tout bon procrastineur, il faut commencer par ranger son bureau. On ne peut pas bosser correctement dans tout ce bazar !

1. On trie sa boîte mail.

2. On fait un tour en prod pour voir comment c’est dans les zones classées. Pour une fois qu’on peut rentrer sans s’habiller, on en profite.

3. On va boire un café avec les collègues pour se détendre après cette dure mâtinée et faire un des jeux de la newsletter.

Bon, ça y est plus le choix, il faut s’y mettre. 💪

Comme tous les ans : on va taper dans le backlog.

Le backlog 👺

Tout le monde a entendu parler du backlog mais en fait qu’est-ce que c’est ?

Quand on tape backlog dans Google traduction, on obtient « arriéré ». Pas terrible. Entendez par là arriéré de travail ou encore accumulation de travail comme je préfère. Le backlog est donc une accumulation de travail qu’on n’a pas eu le temps de faire. Bref, il y a du pain sur la planche.

Une accumulation ?

Les accumulations arrivent lorsque le couple charge/capacité n’est pas adéquate.

• S’il y a trop de charge et pas assez de capacité : on crée du back log

• S’il y a trop de capacité et pas assez de charge : on se tourne les pouces comme dirait mamie. (Rare ? Pas tant que ça, on y reviendra)

⏳Dans le cas où il y a trop de charge, le temps manque pour tout terminer. Une partie est laissée de côté au profit de nouvelles tâches plus urgentes. La pile commence à grossir. Le côté vicieux, c’est que la charge diminue rarement et s’il n’y a pas un moyen de diminuer la charge ou d’accroître la capacité (en rendant les tâches moins longues ou en ajoutant des bonshommes) le backlog va se mettre à grossir inexorablement sans rien pour l’arrêter.

📛Il y a aussi les coups de bourre où un pic de charge n’arrive pas à être complètement absorbé. On traîne alors un backlog pendant quelques mois jusqu’à une pause (le mois d’août ?). On rattrape et on repart à zéro. Le problème, c’est quand la pause n’est pas suffisante pour rattraper tout le retard et que le backlog se constitue d’année en année.

Les pics ou les augmentations d’activités peuvent être causés par de très nombreuses raisons :

• Un collaborateur absent,

• Un départ ou même une vague de départ

• De nouveaux projets « stratégiques » pour le site ou pour le groupe (nouvelle ligne, nouvelles machines, transfert, changement d’ERP, de QMS, nouvelle valeur de l’entreprise, nouveau logo…)

• L’arrivée de nouveaux collaborateurs, (il faut les former, ils vont moins vite, puis ils font des bêtises mais c’est normal. Quelquefois, ce sont des nouveaux opérateurs intérimaires et d’un coup, il y a plus de déviations et des dossiers de lot bizarrement remplis...)

• Un changement de la politique groupe pour le traitement des déviations (+ 40% de majeures ?! WTF ??)

• Un concurrent en rupture de stock

• Un hiver avec plus de trois épidémies

• …

Des fois, ça s’anticipe. Des fois, ça s’anticipe mais on ne le fait pas. Et des fois, on ne peut pas l’anticiper. Mais dans tous les cas, il faut faire avec.

Chose intéressante à noter : si la charge n’est pas correctement pilotée, aka la charge n’est pas visible par tous les acteurs concernés, on peut se retrouver à se faire chier alors qu’il y a plein de trucs à faire.

Ça arrive beaucoup plus souvent qu’on ne le croit : tout le monde attend sur tout le monde, chacun pense que c’est à l’autre de faire ce qui bloque. Tout le monde est stressé, personne n’ose dire quoi que ce soit mais la pression monte, la qualité est super lente, la production ne rend jamais ses papiers à l’heure : personne n’est content, rien n’avance et le backlog continue de grossir.

On peut donc avoir des backlogs de tout (déviation, CAPA, réclamations, Change Control ou lots en attente de libération). Très souvent quand on commence à en avoir un, on se désorganise, on perd du temps pour essayer de retrouver une organisation et au final, on finit par tous les avoir.

Pour éviter cela, il y a plusieurs possibilités. Comme j’essaye de faire tenir cette newsletter en 1500 mots, je vais vous en présenter 2.

Les solutions💡

Pour moins stresser toute l’année, on peut déjà commencer par mettre en place des indicateurs bien construits qui vont permettre de tirer la sonnette d’alarme au plus vite et éviter l’emballement. Ils vont nous permettre de garder un œil averti sur des chiffres que l’on comprend et sur lesquels on sait agir.

🥸 Personnellement, j’aime bien utiliser :

• L’évolution de l’encours : si ça augmente sur plus de 2 mois d’affiler, c’est qu’on perd le contrôle, il y a une inadéquation entre la charge et la capacité. S’il est stable mais plus important que la capacité d’un mois de traitement, c’est que vous avez de vieux dossiers qui traînent.

• Le nombre entrée/sortie : ça vous permet d’identifier les pics,

• Le temps de cycle moyen avec l’écart-type (surtout pour la libération, et les déviations) : ça vous permet de répondre efficacement à la supply quand on vous demande des délais. Et à terme, elle vous le demandera même plus si l’écart-type est tout petit. Le temps de cycle vous permet également d’identifier des dérives de méthode (on fait plus comme on faisait quand ça marchait bien,

• Le pourcentage de retard. (10% , 25% ?, 50% ?!, 90% ??!!!  Parfois ça arrive, surtout pour les CAPA et les change contrôle haha).

Il est important de définir un seuil pour chacun de vos indicateurs pour permettre de déclencher la mise en place d’actions avant d’arriver à une situation de backlog.

❗Important : lorsque vous voulez évaluer objectivement la taille de votre backlog faites une extraction avec le moins de filtres possibles voir aucun filtre. Trop souvent, les filtres occultent les éléments mal attribués/ mal rangés comme des déviations adressées à des services qui n’ont pas l’habitude d’en avoir ou des lots détruits toujours en quarantaine…)

Pour évaluer la situation de vos déviations et vos CAPA, vous pouvez télécharger nos outils Gardez le CAP déviation et CAPA gratuit.

🧑‍✈️Vous pouvez aussi mettre en place un pilotage. C’est vraiment l’arme ultime pour lutter contre les backlogs. En combinaison avec les indicateurs, Ça vous permettra également d’évaluer si la charge/capacité est cohérente avec l’activité.

On fera une newsletter plus détaillée sur les pilotages, alors ne soyez pas déçus, soyez patient.

Pour en savoir plus sur nos pilotages : rendez-vous ici.

N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.

En conclusion :

J’espère que vous passerez un bon mois d’août. N’hésitez pas à dire en commentaire ce que vous allez faire de tout ce temps débarrassé de réunion.

Dans tous les cas on se retrouve à la rentrer avec un sujet chaud bouillant sur le dossier de lot ! (j’ai passé mon mois d’août la dessus…) !

À bientôt !