Comment animer un pilotage ?

#13 Pour bien se préparer et éviter les pièges, c'est par ici !

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Allé, en avant pour le sujet du mois !

TOO LONG TO READ 🥱

Pour piloter efficacement, misez sur un tableau de bord esthétiquement soigné et sur des règles de fonctionnement claires. Commencez et terminez vos réunions pile à l’heure en affichant visuellement la ponctualité (vert, bleu, rouge) pour « motiver » l’équipe. Conservez des sessions courtes et percutantes, limitez les explications inutiles et focalisez-vous sur l’essentiel : décomposer chaque action en étapes concrètes ("Action ✅, Acteur 👤, Délai 📅"). Cette approche renforce la visibilité, la responsabilité collective et permet de gérer les retards et les excès d’explications pour maintenir une dynamique efficace au sein de l’équipe.

Télécharger le KIT ICI !

PILOTAGE - Partie 2

Le mois dernier, vous étiez peut-être resté sur votre faim. On vous promettait la mise en place d’un pilotage mais on a terminé sur les indicateurs. Ça fait plaisir au chef mais ça ne vous avance pas beaucoup. On va rattraper tout ça 💪

Aujourd’hui, on va voir la partie la plus essentielle du pilotage : comment piloter efficacement.

Piloter ça peut paraître simple mais une fois qu’on est au milieu de l’arène avec une moitié des participants qui vous regarde avec un air méfiant, une moitié qui pianote furieusement sur son téléphone avec l’air de n’avoir pas du tout envie d’être là, et une autre moitié qui n’est pas venue… il faut quand même s’accrocher et assurer le show (surtout que ça fait beaucoup de moitiés…)

Ne pas sous-estimer l’esthétique 🎨

Même si ça m’arrache la bouche de le reconnaître, pour un pilotage, la forme est aussi importante que le fond. Quand vous créez votre tableau de pilotage, assurez-vous qu’il soit beau, et même… super-stylé.

On pourrait penser que « fait » est mieux que « parfait ». Vous avez certainement envie de tester votre système le plus tôt possible avec votre équipe. Vous avez fait votre extraction, vous avez filtré et réparti de façon adéquate la charge à piloter. Le système pour le mettre à jour n’est pas trop compliqué. Vous avez fait 80 voire 90% du chemin. Prenez une petite journée supplémentaire pour rendre votre visuel agréable. Lorsque vous afficherez votre T0, les gens vont venir voir 👀

Si le visuel est bancal, que la palette de couleur est celle de base de Microsoft Office et que tout est mal agencé, il y a des chances que le projet soit enterré dans la tête des gens avant même d’avoir commencé.

Si le visuel dégage l’atmosphère d’une finition grand luxe avec des couleurs bien accordées, ronce de noyer sur le cadre, que les items sont alignés que tout est propre et sans bavure, ça donne envie d’aller voir comment ça va se passer et ça donne confiance dans l’avenir du projet.

On n’est pas tous forts pour faire de l’esthétique. Moi le premier, j’ai depuis toujours une relation conflictuelle avec le design et une conception bien à moi d’un bon arrangement de couleurs mais c’est pour ça qu’on n’est pas tout seul dans une équipe. J’ai la chance d’être quotidiennement challengé sur mes visuels par des gens aux goûts plus sûrs que les miens.

En tous cas, croyez-moi sur parole, piloter sur un visuel agréable c’est la moitié de la guerre de gagnée sans avoir combattu.

💡 Un petit accessoire du pilotage à ne pas sous-estimer lorsqu’on met en place, c’est d’y joindre les règles de fonctionnement. Parce que quand les curieux vont venir voir, il y aura tout ce qu’il faut pour comprendre comment ça va fonctionner.

Qu’est-ce qu’on met dans les règles de fonctionnement ? Je vous en mets un exemple dans le kit à télécharger. Mais pour résumer : la fréquence, les participants, les règles de base et les étapes de déroulement du pilotage pas à pas.

Ça vous permet aussi de vous projeter dans votre organisation et de penser à tout ce dont vous aurez besoin.

Faites chauffer les moteurs, on décolle🛫

Petits conseils pour être cohérent pendant son animation de pilotage

Le pilotage commence à l’heure ⏳

Venez en avance pour tout préparer. Et si vous avez prévu un démarrage à 9h00, vous commencez à 9h00 PILE. Et vous commencez par quoi ?

Par relever qui est là et à l’heure.

Conservez affiché aux yeux de toutes et tous l’historique du pointage des participants. Mettez des fonctions plutôt que des noms. Pour chaque personne : un point vert si la personne est à l’heure, un point bleu si elle est en retard et un point rouge si absent sans justification ni back-up.

Au début, il y a beaucoup de points rouges et bleus et plus ça va, plus ça devient vert.

C’est infantilisant ? Peut-être mais ça fonctionne et ça vous donne beaucoup de leviers quand c’est la même ligne qui est toujours rouge et qui pénalise l’ensemble de l’équipe.

Si le pilotage commence à l’heure, il se termine à l’heure.

Vous avez normalement prévu votre routine de pilotage :

Exemple pour les déviations :

1. Faire le point sur les présents 🟢, absents 🔴 et retards 🔵,

2. Faire le point sur les déviations de la veille (informations manquantes, décision d’ouverture)

3. Balayer les engagements pris sur les déviations en cours d’investigation en commençant par les plus en retards et les plus critiques

Vous avez prévu de faire 15 minutes tous les jours, ne faites pas une minute de plus.

Si vous dépassez et que vous faites 1 heure, les gens vont ressortir avec la tête comme une pastèque et des actions plein le carnet. Résultat : ils n’auront pas envie de revenir le prochain coup.

Si vous vous rendez compte que vous avez eu les yeux plus gros que le ventre, faites des sessions supplémentaires exceptionnelles au début.

Par exemple : 30min 2 fois par semaine en plus pour traiter spécifiquement les retards. Pour les déviations, on ne regarde que le back log le temps qu’il se résorbe.

Bien animer la prise d’engagement

ATTENTION : Si des personnes vous semblent en difficulté, n’hésitez pas à demander si tout va bien. Partez toujours du principe que si les personnes sont en retard, ce n’est pas de la mauvaise volonté. Si lors de votre préparation vous trouvez qu’une personne est responsable d’une quantité importante d’actions (genre plus de 50%), proposez de faire un pré pilotage pour ne pas « l’afficher » devant tout le monde.

Moins de blabla, plus d’action :
Action ✅, Acteur 👤, Délai 📅

Ce qui va vous demander le plus de travail, autant sur votre posture que sur les participants, c’est que tout le monde doit comprendre que vous n’êtes pas là pour entendre et donner des explications.

C’est une compétence inestimable du pilote de processus que de savoir recadrer en douceur une personne qui se lance dans une explication interminable.

Si quelqu’un commence à raconter toute l’histoire d’un sujet “Le fournisseur qui s’appelle Josselin et qui est super sympa à qui on a déjà renvoyé 2 fois la pièce pour faire des essais et qu’il ne pourra pas assurer la passivation avant mars parce qu’il est en vacances au ski avec ses 2 enfants, Ernestine et Sébastien…”

❌ Non !

On n’est pas là pour expliquer, on est là pour faire avancer. Et ce qu’on veut :

• Qu’est-ce qui est en cours ?

• C’est quoi la prochaine étape ?

• Qu’est-ce qu’on attend ?

Vous devez en tant que pilote, leur faire cracher le morceau : qu’est-ce que vous allez inscrire dans le suivi d’action ? ✍️

Pour une raison culturelle je pense, les gens aiment bien se justifier, montrer qu’ils font des trucs, qu’ils maîtrisent le sujet. Mais au pilotage, quand on a 15 minutes pour tout balayer, on n’a pas le temps pour ces choses-là.

Si vous pensez que des explications plus longues et ennuyeuses sont nécessaires pour vous ou pour plusieurs membres du groupe : proposez aux intéressés de se voir lors d’une réunion.

Au moment d’écrire quelque chose sur le suivi d’action, rappelez-vous la règle d’or : ACTION, ACTEUR, DELAI. Toujours. Qui fait quoi et pour quand.

Démasquer les beaux parleurs 🎭

C’est une des phrases que l’on entend le plus pendant les premiers points de pilotage : « c’est bon, c’est sous contrôle » ou « ça avance ».

Ça ne veut rien dire et si vous voulez respecter la règle « action, acteur, délai », qu’est-ce que vous allez mettre ? « Ça avance » Damien pour lundi 12 ? Qu’est-ce que va empêcher Damien de vous dire la même chose encore et encore jusqu’à l’année prochaine ?

Si vous laissez passer ça, tout le monde va en profiter et vous allez avoir un pilotage rempli de phrases bateau. 🙅

Si vous ne pouvez pas évaluer en une question si l’acteur a fait son action ou pas : red flag.

Demandez une précision :

• Qu’est-ce qui est en cours ?

• Quelle est la prochaine étape ?

• Quelle partie est en cours de rédaction ? Quel pourcentage d’avancement ? (Notez que le pourcentage d’avancement, ce n’est pas dingue mais c’est toujours mieux que rien).

Décomposer la tâche en petites tâches 🛠️

C’est la gymnastique mentale ultime : toute action aussi grosse soit elle, peut être décomposée en petites actions.

Ces petites actions permettent « bon gré, mal gré » de faire avancer le sujet.

Plus l’action est grosse, plus elle va devoir être décomposée et plus il va falloir de la visibilité dessus.

C’est votre rôle en tant que pilote de forcer les participants à vous fournir systématiquement la prochaine étape.

La question qui débloque tout

Parfois, et surtout au début, vous allez tomber sur des personnes dépassées par la taille de l’action à réaliser, la difficulté de l’étape ou juste qui ne savent pas quoi faire. (En général, ils se lancent dans une explication détaillée de l’historique du sujet comme vu précédemment...)

Si quelqu’un est dépassé 😵, dégainez la question magique :

💡 "Qu’est-ce qu’on peut faire pour t’aider à avancer sur ce sujet ?"

En général, après quelques secondes de blanc, la personne finit par donner la raison exacte du blocage.

BIM !! Action trouvée et ça repart : pour le prochain coup, tu appelles Martine et tu nous donnes la prochaine étape.

Peut-être que ça fait des semaines voire des mois qu’elle est bloquée et grâce au pilotage et à son engagement, ça va enfin avancer un peu.

C’est ça, la magie du pilotage.

Les vieux crabes 🦀

ATTENTION : Encore une fois, partez toujours du principe que si les personnes sont en retard, ce n’est pas de la mauvaise volonté. N’hésitez pas à aller demander si tout va bien après les points de pilotage, surtout dans la période de lancement.

Vous voilà déjà pas mal équipé pour réagir face à la plupart des cas. Mais il en reste encore un sujet que j’aimerais aborder ici : le vieux crabe.

Le vieux crabe est malin, il en a vu d’autres qui ont essayé de le faire changer. Il connaît le système. Le vieux crabe vit sous un rocher et personne ne doit savoir ce que fait le vieux crabe. Il est très occupé 😏

En conséquence, le vieux crabe va :

• Toujours être en retard au point de pilotage (🔵) mais il est toujours là

• Avoir toutes ses actions en retard mais « sous contrôle ». Lorsque vous le poussez dans ses retranchements pour avoir du détail, il va s’engager sur l’action la plus floue possible et toujours de mauvaise grâce

• Puis pendant plusieurs points d’affilée, ses actions ne vont pas avancer

Dans un premier temps, il y a des chances que sa carapace se brise grâce aux autres participants qui eux, avancent sur leurs actions.

En vrai, c’est un peu la honte d’être le seul qui n’arrive pas à tenir ses engagements (c’est surtout vrai pour un pilotage CAPA ou change control).

Lorsque le ou les vieux crabes sont propriétaires des 3-4 actions les plus vielles du portefeuille, vous pouvez laisser libre cours à votre créativité de manageur indirect comme :

• Faire des points de pilotage individuel spécifique (mais faut avoir le temps)

• Inviter leur manageur à participer au point

N’oubliez pas : restez toujours dans le factuel, ne vous énervez pas, notez précisément lorsque les engagements n’ont pas été tenus d’une fois sur l’autre.

Conclusion 🎯

Je conclurai ici : le pilotage c’est vraiment super à mettre en place car ça agit sur des tensions que personne n’arrivait à identifier jusque-là. L’équipe gagne en visibilité et en sérénité. Plus personne ne se fait surprendre par sa charge de travail et plus personne ne rejette la faute sur personne.

Le pilotage n’est vraiment pas facile à mettre en place en interne car il y a souvent tout un contexte psychosocial à surmonter lors du lancement pour passer en routine. Courage, ce n’est pas impossible ! 💪

Je remets une pièce dans la machine : n’hésitez pas à nous contacter si vous voulez un coup de main !

Bon courage à toutes et à tous et à bientôt !

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