Ce mail va peut-être changer votre année
#11 Avez-vous passé de belles fêtes ?
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Allez, c’est parti pour le premier sujet de cette Nouvelle Année 🎇
Et si cette année, on remplaçait les résolutions par les bonnes intentions ?
Chaque nouvelle année amène son lot de résolutions, souvent dictées par une volonté de changer brusquement des habitudes : « J’arrête de fumer », « Je me mets au sport », etc. Et si on arrêtait de se stresser pour rien, de se culpabiliser, et de se mettre la pression avec ça ?
Et bien sûr, télécharger le KIT ICI !
Et si on appliquait cela dans notre quotidien professionnel ?
Alors pourquoi ne pas opter pour des bonnes intentions ? Une démarche plus douce, plus sereine, mais tout aussi ambitieuse. Par exemple : « J’ai l’intention de passer plus de temps sur le terrain en 2025 ».
Nous sommes nombreux à avoir des journées remplies de réunions interminables, de mails urgents, et de dossiers à traiter. Combien de fois vous êtes-vous dit : « Encore une journée où je n’ai pas eu le temps d’aller sur le terrain ou de discuter avec les opérateurs » ? 🫢
Voici donc votre challenge pour cette année pour une année professionnelle plus sereine et moins stressante : prenez l’intention de « renforcer votre présence sur le terrain ». Non seulement cette intention contribue à réduire votre stress en vous reconnectant à vos équipes et aux réalités opérationnelles, mais elle peut également améliorer l’efficacité de votre organisation.
Too long to read 🥱
Et oui, vous vous êtes sûrement déjà dit « Bon, je me motive, je vais aller plus souvent sur le terrain ! » Et ce n’est pas si facile, n’est-ce pas ?
Finalement, c’est un peu comme faire un jogging quotidien après avoir pris cette idée comme une intention pour la nouvelle année : au début, cela demande un effort. Pourtant, c’est là que nous trouvons l’énergie pour aller plus loin et performer 🏃➡️
Il est assez fréquent de voir sur les sites pharmaceutiques que l’approche terrain manque. Même si cela ne remet pas forcément en cause l’expertise des individus, aller sur le terrain ne présente que des bénéfices :
Faciliter les liens avec les équipes
Rester connecté à la réalité opérationnelle améliore la pertinence des décisions prises au bureau
Observer les opérations en temps réel pour identifier et corriger les mauvaises pratiques avant qu’elles ne deviennent des problèmes plus graves.
Penser au positif !
En vrai, c’est génial d’aller sur le terrain ! Vous parlez avec les opérateurs, vous observez ce qu’ils font, vous essayez de mieux comprendre pourquoi ils font cette opération comme ceci, ou plutôt que comme cela, vous marchez, observez, marchez… et c’est bon pour la santé.
Pour tirer pleinement parti de ces bénéfices, il faut que le terrain devienne une habitude. Et pour cela, il faut s’organiser. 👌
Et comment s’organiser pour y arriver ?
Fixez des objectifs réalistes et progressifs 😊
Comme pour une remise en forme, commencez petit. Passez 1h par semaine dans les zones de production ou de contrôle qualité. Prenez le temps de discuter avec les équipes pour comprendre leurs défis et difficultés du quotidien.
Il est vrai que les emplois du temps sont chargés, et il est difficile de trouver le temps nécessaire pour aller sur le terrain. Ceci dit, le temps, c’est de l’organisation. Et pourquoi ne pas prévoir des créneaux chaque semaine dans son agenda pour aller sur le terrain ? Par exemple, tous les mercredis matin, hop je passe 1h en production pour commencer.
Adoptez une routine 😄
La clé, c’est la régularité.
Commencez par lister toutes les activités impératives à réaliser chaque jour, et chaque semaine. Voyez ce que ça donne sur 1 mois. Est-ce que ça passe en termes de charge ?
Si vous en avez plus à faire qu’il n’y a de temps dans votre journée, formalisez tout ça correctement et présentez le à votre N+1. Si chaque jour, vous en avez plus à faire qu’il n’y a d’heure, le retard va s’accumuler. Votre responsable doit alors réévaluer vos priorités. Si ça passe (ou que vous pensez que ça passe 😉), organisez votre agenda en créneau.
Ça parait peut-être infantilisant ? Non, ça permet d’éviter d’être accaparé par les urgences, de planifier le temps nécessaire pour se concentrer sur ses activités, et le mieux, c’est de ne pas être dérangé !
Et prévoyez au moins 20% de votre temps pour gérer les éventuelles urgences. N’hésitez pas à prévoir des créneaux pour les traiter et éviter de désorganiser le reste de votre emploi du temps. Pensez aussi à prévoir des temps « libres » dans son agenda standardisé, qui permettent de laisser la liberté d’avancer sur tel ou tel sujet.
Identifiez vos réussites pour ancrer les bonnes habitudes et mettez en place des récompenses 😃
La présence terrain vous fera gagner en efficacité mais pas uniquement. Chaque activité anticipée et chaque dérive corrigée vous mènera vers une meilleure culture qualité. Prenez un moment pour identifier vos succès récents et n’hésitez pas à formaliser cela dans un petit carnet pour suivre ce que vous avez identifié et sur quel sujet vous avez progressé.
Une investigation démarrée rapidement qui a permis de résoudre un problème efficacement.
Une observation de terrain qui a conduit à corriger une dérive de pratique.
Un échange constructif avec un technicien pour mieux comprendre le fonctionnement d’une machine.
Ces exemples concrets montrent que des changements positifs sont en marche. Célébrez ces petites victoires avec vos collègues lors des points quotidiens : elles renforcent les bonnes habitudes, motivent les équipes et démontrent que vos efforts portent leurs fruits. Ensemble, continuez à bâtir une culture qualité forte et durable.
Prenez ce temps sur le terrain comme une opportunité d’apprendre et pas comme une contrainte 😍
Chaque sortie de bureau est une occasion de poser des questions, de clarifier des processus et d’identifier des axes d’amélioration. Le terrain est une salle de sport pour l’esprit critique. Et changer ses habitudes n’est pas toujours facile.
Il faut aussi prendre en compte que la présence sur le terrain permettra d’aborder les discussions avec les opérationnelles d’une autre manière. En effet, si vous allez voir les équipes uniquement quand il y a des problèmes ou pour faire des remarques, celles-ci seront moins réceptives et plus suspicieuses lors de votre présence.
Une petite anecdote
C’est en faisant un tour terrain que je me suis rendu compte que certains contrôles étaient refaits suite à la première série non conforme. Sans tour terrain, je ne m’en serais jamais rendu compte. Et cette pratique était bien ancrée mais il n’y avait aucune trace dans le dossier de lot. Donc si je me fiais uniquement à ce qui était dans le dossier de lot, je pensais que la production du lot s’était bien déroulée alors que ce n’était pas forcément le cas. La présence terrain et la confiance acquise au niveau des équipes a permis d’expliquer et de corriger cette mauvaise pratique.
Pour l’avoir vécu, lors de mes premiers tours terrain, j’avais un regard suspicieux qui disait « elle vient me surveiller » ou « si elle est là, c’est que j’ai fait quelque chose de mal ». Mais à force de présence terrain régulière et de discussions pour montrer que je voulais comprendre le quotidien des équipes, je suis passé à « j’ai une question à te poser » ou « je voudrais te montrer quelque chose », ce qui permettait vraiment de travailler en équipe et d’avancer ensemble sur les pratiques du quotidien.
🎄 Dans le cas où votre présence terrain est régulière, avec des moments d’échanges et de partages avec les opérateurs, un climat de confiance et de transparence s’installe, et il sera ainsi plus facile de détecter et de corriger les mauvaises pratiques !
Stop aux fausses excuses 🙅
On peut également se demander « mince, je vais déranger les opérateurs pendant leurs activités ». La réponse est peut-être. Ou peut-être pas. L’idée, c’est d’oser, de se challenger et de voir tous les bénéfices que cela apportera. Voir le verre à moitié plein plutôt qu’à moitié vide ! Et en vrai, les opérateurs sont toujours super content de partager leurs expériences et leur savoir-faire. Et ils peuvent nous surprendre avec les solutions auxquelles ils ont déjà pensé et pas vous ! Vous gagnerez du temps plutôt qu’à réfléchir tout seul au bureau.
Un exemple parmi tant d’autre
Dans le cadre d’une investigation d’une déviation, une fuite a été détectée sur une des vannes au niveau du tableau de pontage pour les transferts des lignes. Il s’agit de quelle vanne ? Quel tableau de pontage ? Et comment se ferme les vannes ? Est-ce que c’est possible de mal fermer une vanne ? Et pourquoi on ne s’en est pas rendu compte avant ?
En allant voir sur le terrain, on a compris que les vannes sont fermées manuellement, et qu’il n’y a pas de moyen de détection de fuite. Et clairement, la fermeture des vannes avec le mini joint à l’intérieur qui doit être positionné à l’endroit, est laissé à l’appréciation de la force des préparateurs. Sachant qu’il y a 8 pontets sur le tableau et que souvent, ce sont des opérations faites de nuit pour stériliser la cuve et permettre le remplissage à l’équipe du matin… En observant ces pratiques, on se rend compte que ce n’est pas évident. Et hop une idée vient en tête : il faut réfléchir à un système de clé dynamométrique qui permet de fermer automatiquement les vannes avec un « click » de fin, comme ça, plus de vanne mal fermée.
🎁 Pensez donc la prochaine fois qu’il y a une CAPA à définir, allez sur le terrain et demandez l’avis des personnes qui devront mettre en application la solution proposée. Ou mieux encore, demandez-leur ce qu’il faudrait faire dans ce cas-là.
Un dernier conseil : prenez du plaisir à être sur le terrain !!!
Avec cette bonne intention, vous serez mieux armé pour devenir un acteur clé de la culture qualité dans votre organisation tout en gagnant en sérénité !
Alors, c’est décidé ? On va sur le terrain dès demain ? Bloquez votre premier créneau dès maintenant et préparez votre première visite terrain !
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