L'art des règles de correction directe
#26 Oui, c'est possible !
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NOTRE ACTUALITE
Connaissez-vous nos formations en ligne ?
Il y a une manière de limiter les corrections : c’est de mettre en place un dossier de lot ergonomique pour faciliter la gestion au quotidien. 🥸
Dans cette formation en ligne, vous trouverez :
1h30 de parcours de formation vidéo découpée en vidéo de 4 minutes en moyenne
8 outils prêts à l’emploi pour transformer votre dossier de lot
1 exercice fil rouge pour mise en pratique des outils et des exercices à chaque étape pour pratiquer
Plus de 10 modèles de dossier de lot ergonomique pour s’inspirer
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Tout long too read 🥱
Le renvoi systématique des dossiers en production pour correction est contre productif :
Perte de temps : 10x plus long qu’une correction immédiate, avec des délais supplémentaires liés aux rotations d’équipes.
Risque qualité : Les corrections sans annotation faussent la traçabilité et nuisent à la data integrity.
Démotivation : Les retours en production, perçus comme des reproches plutôt que des opportunités d’apprentissage, créent un climat de frustration
Solutions :
✅ Suivi structuré des erreurs (fichier dédié) pour identifier les causes racines
✅ Corrections directes (quand possible) avec des règles claires pour éviter les blocages inutiles
✅ Accompagnement et analyse de l’origine des erreurs récurrentes
Télécharger le KIT DE COMMUNICATION ICI !
Comme d’habitude, laissez-moi vous raconter une petite histoire… qui ne vous rappellera absolument rien, bien sûr.
Pendant la revue qualité d’un dossier de lot, je trouve un visa qui manque sur une étape un peu critique (parce que bon, c’est toujours sur les étapes un peu critiques que ça coince, jamais sur les trucs simples). Je renvoie le dossier en production pour comprendre ce qui s’est passé. Le dossier est de retour le lendemain avec le fameux visa, soigneusement apposé… mais sans la moindre annotation, ou explication. Comme si, tout avait été fait parfaitement dès le départ.
Et là, je me suis dit : “Mais combien de corrections invisibles ce dossier a-t-il subi avant d’atterrir sur mon bureau, comme si tout allait bien… »
Parce que, visuellement, tout semble impeccable. 😇
(Toute ressemblance avec des situations réelles serait, bien entendu, purement fortuite… parce que ce cas de figure n’arrive jamais).
Dans certaines organisations, la règle est simple : une erreur ? Un élément manquant ? Hop, retour en production ! Sauf que… ce fonctionnement est non seulement inefficace, mais carrément contre productif. Et on vous explique pourquoi.
1. Je renvoie en production pour “qu’ils voient leur erreur” : la méthode éducative… qui n’éduque personne
Mais si ça marchait vraiment, le taux d’erreur serait très très bas et votre bon du 1er coup au top et ce n’est probablement pas le cas.
🧮 Prenez l’exemple d’un calcul ou d’une erreur d’arrondi. Oui, il y a des renvois pour des erreurs de calcul même si le résultat final ne change pas la conformité. Est-ce que vous avez déjà évaluer le temps que ça prend ?
Quand la correction est faite tout de suite, ça prend 2 minutes.
Dans le cas d’un retour : 5 min pour le gérer, 5 à 10 min pour la personne pour qu’elle se remette dans le sujet et 5 min pour vérifier que la correction a bien été faite. Au final, ça prend 10 fois plus de temps.
Ensuite, le dossier peut mettre minimum 2 jours à revenir voire plus si ça concerne l’équipe du week-end ou le retour de la rotation en 5*8… 🫨
*Fun fact* Souvent le dossier ne retourne pas jusque la personne concernée, mais va être corrigé par son chef d’équipe pour gagner du temps…
Et pensez aussi à l’agacement et la crispation des équipes en se disant, mais pourquoi il me demande de faire cette correction car de toute façon, il y a la valeur finale.
A la place, mettez en place un fichier du suivi des erreurs ➡️ un exemple vous attend dans le KIT DE COMMUNICATION.
Avec ce document, vous identifieriez plus facilement les erreurs pour les corriger, ou si c’est un problème de design du dossier de lot. S’il y a une personne qui revient souvent, allez faire le point avec elle pour identifier d’où vient le problème. Ça sera plus efficace que de lui demander de corriger son dossier vite fait sans prendre de recul sur l’origine du problème.
2. “Je ne peux pas signer à sa place” : l’éthique en apparence… l’excuse en réalité
On m’explique souvent que “je ne peux pas” (ou ne veux pas) prendre la responsabilité de mon collègue et que je ne signerai pas à sa place.
Sauf que…. si vous avez les compétences pour vérifier un dossier de lot, vous avez aussi celles pour corriger, c’est évident. Alors oui, vous pouvez faire des corrections, à condition d’avoir les éléments pour le faire.
‼️Attention, nuance cruciale :
Non, on ne peut pas ajouter ou corriger une donnée si personne ne sait ou si un doute persiste. Dans ce cas, l’évènement sera étudié via le système de gestion des déviations – parce que là, on parle d’un risque qualité potentiel, et ça, c’est sérieux.
Mais… est-ce vraiment plus responsable de renvoyer un dossier en production pour une correction mineure, en exigeant une signature sur une activité réalisée il y a 2-3 semaines ? “Signe ici pour attester que tu as bien fait ce truc dont tu ne te souviens même plus !” Vraiment ?
Je dis toujours : si vous ne vous souvenez pas de ce que vous avez mangé il y a 4-5 jours, c’est pareil pour les activités réalisées en production. Donc rajouter ce visa même si on pense que la personne a fait l’activité, est-ce que c’est vraiment responsable ? 🫠
Je suis d’accord que vous ne pouvez pas signer pour tout et n’importe quoi au moment de la revue. Définissez les règles pour gérer les corrections directes sur des corrections mineures, traçables et avec justification.
Vous verrez votre encours de dossier de lot va diminuer et vous allez gagner en fluidité dans le flux de gestion de la revue des dossiers de lot. Un exemple de règle vous attend dans le KIT DE COMMUNICATION.
3. Et la data integrity, on en parle ?
On fait une belle formation sur ALCOA pendant les formations BPF. 🧑🏫
Un acronyme bien joli sur le papier. Sauf que dans la réalité ? On renvoie un dossier en production pour un visa manquant, et hop ! Le visa apparaît comme par magie, sans explication, ou sans justification,. Comme s’il avait toujours été là depuis le début. 🪄
Dans ces conditions, on laisse un peu trop le contemporain de côté. Alors quel message envoie-t-on quand on accepte que les dossiers de lot soient corrigés dans ces conditions ? En plus de cela, remplir le dossier en temps réel reste accessoire ?
L’objectif d’un dossier de lot, ce n’est pas de faire croire que tout est parfait. L’important, c’est d’assurer la traçabilité des activités de production. Pas plus ni moins.
Donc si des corrections sont faites, il est important que les corrections soient annotées pour savoir quand et comment le dossier a été rempli.
👉 Conclusion
Repenser la manière de gérer les corrections du dossier pour plus d’efficacité et de transparence ✒️
La gestion des dossiers de lot ne doit pas se réduire à un processus rigide où chaque erreur déclenche un renvoi systématique en production. Une telle approche, en plus d’être chronophage, génère de la frustration et nuit à la confiance entre les équipes. Pire encore, elle peut compromettre la traçabilité et la data integrity, deux piliers essentiels de la qualité.
Pour avancer, il est temps d’adopter une démarche plus pragmatique et collaborative :
Corriger directement ce qui peut l’être, avec des règles claires et une traçabilité rigoureuse.
Identifier les problèmes de traçabilité qui peuvent présenter un risque pour le produit et au final le patient
Identifier les causes racines des erreurs récurrentes, plutôt que de se contenter de les corriger en surface.
Responsabiliser sans culpabiliser, en accompagnant les équipes pour qu’elles comprennent et progressent.
RESSOURCES
🎧Pour poursuivre sur le sujet, vous pouvez écouter nos podcasts suivants :
L’épisode de C’est marqué dans les BPF sur les bonnes pratiques documentaires
Un épisode de la Pause Caf Pourquoi donner du sens ne suffit pas pour instaurer une culture qualité durable
Ici on parle des données inutiles dans le dossier de lot
