On est désormais 1378 abonnés à cette newsletter. Merci à toutes et à tous de nous lire. ❤️
Si vous aimez ce contenu, soutenez-nous en commentant, likant et transférant à quelqu’un que ça pourrait intéresser !
NOTRE ACTUALITE
📢 Vous n’étiez pas au courant ?! On a créé une Communauté WhatsApp !
Si vous souhaitez nous rejoindre, c’est par ici : Invitation à un groupe WhatsApp 🐙
Too long too read 🥱
Vous ne savez jamais par quel bout commencer une investigation ? Le Schéma de Comparaison des Situations (SCS) est là pour mettre fin au syndrome de la feuille blanche. En repartant rapidement sur le terrain, puis en comparant ce qui s'est réellement passé, ce qui aurait dû se passer selon les équipes et ce que prévoient les procédures, vous identifiez rapidement les écarts, les défaillances de détection et les premières causes à investiguer. Résultat : des investigations plus rapides, plus structurées, plus faciles à comprendre… et une excellente base pour mener ensuite une véritable recherche de causes racines.
👉 Télécharger le KIT DE COMMUNICATION ICI !
1. Le commencement
“Encore une nouvelle déviation… Voyons voir. C’est arrivé hier soir, le QQOQCCP est bien rempli, j’ai déjà pas mal d’infos… Allons bon, encore des morceaux de lunettes retrouvé dans un filtre… ça commence à faire beaucoup là ! Est-ce qu’ils ont bien évalué la criticité ? Oui c’est cohérent et bien justifié. Bon bah nickel, on dirait que notre accompagnement par l’AQE commence à porter ses fruits ! Il n’y a plus qu’à investiguer. Allez c’est parti. Je pourrais commencer par noter mes idées… Ou alors je vais voir sur le terrain… Non je vais appeler Pierre-Edouard, il connait déjà le sujet il me semble… Non avec lui c’est toujours la même cause… Il faut que j’innove : je vais faire un dessin… Ou je commence par un 5M ! Aïe déjà 9h, il faut que j’aille au point de pilotage. Bon je verrai ça plus tard…”
Et voilà, encore une investigation qui va mettre du temps à démarrer, des informations vont être perdues et on ne va pas trouver de causes exploitables. Le fameux syndrome de la feuille blanche, quand trop de possibilités s’offrent à nous si bien qu’on ne sait pas dans quel sens partir. Pourtant ce n’est pas notre première investigation, mais ça n’empêche. Mais alors comment faire ? 🧐
Et c’est là qu’arrive le SCS : le Schéma de Comparaison des Situations. C’est un outil très simple, qui justement, permet de savoir par où commencer et évite de se perdre dès le début de l’investigation tout en ajoutant un acronyme de plus à votre palette de qualiticien qui veut faire sérieux.
Et ça commence par un retour sur le terrain, et vite ! Il n’y a pas de secret, dans 80 à 90% des cas, il y a eu à un moment une dérive d’un opérateur, d’un équipement, d’un environnement, qui est simple à identifier si on retourne sur le terrain dans les 48 à 72h. Ça semble évident, mais plus on attend et plus on risque de perdre des informations précieuses. Et puis c’est l’occasion de se remettre en tête le chemin qui mène à la prod ! 🏃➡️
On a l’impression que ça va nous prendre un temps que l’on a pas forcément, et bien sûr que ça en prend, mais c’est assurément du temps gagné par la suite. (Et une bonne façon de ne pas perdre de temps, c’est d’avoir un QQOQCCP bien rempli…). 🥇
2. Le passage à l’action
Et qu’est-ce qu’on fait une fois qu’on y est ? Bah comme d’habitude, on taille le bout de gras ! Mais cette fois l’idée ne va pas être de raconter votre weekend mais de répondre à deux questions : qu’est ce qui s’est passé et qu’est ce qui aurait dû se passer d’après vous ?
👉 On commence par repartir du QUOI de la déviation, ce qui a provoqué l’ouverture de la déviation, et on remonte les évènements de manière chronologique : quelle était l’étape précédente, à quand remonte la dernière intervention, qu’est-ce que vous avez fait à ce moment, etc… et pour chaque étape, demandez bien comment est-ce que ça aurait dû se passer, cela obligera les personnes interrogées à se demander si tout était bien normal à chaque étape.
Ces éléments que vous collectez vous permettront de remplir un schéma de ce type :
🧑🎨 Une fois ce schéma en poche, ce n’est pas terminé. Vous pouvez maintenant retourner à votre bureau pour faire ce que vous préférez par-dessus tout : boire un caf’… euh vous plonger dans les procédures pardon… Car il va falloir comparer ce qu’il s’est passé avec ce que disent les procédures.
Vous allez me dire « Ouiiiii mais gnagnagna, on a déjà demandé aux personnes comment ça aurait dû se passer ! Tu veux vraiment qu’on perde notre temps à faire deux fois la même chose ! c’est inadmissiiiiiible… je suis pharmacien moi, mon temps est précieuuux ». Et je vous répondrai gentiment de vous calmer Clotaire ! ✌️
Car je pense qu’on peut tous tomber d’accord pour dire que parfois, ce que les gens pensent qu’il faut faire n’est pas tout à fait en accord avec les procédures… Il peut arriver que cela dérive dans le temps, ou que la procédure ne suive pas les évolutions du terrain... Et tant mieux pour toi Jean-Bertrand si toutes tes procédures sont à jour et que tous tes opérateurs les connaissent et les respectent, tu peux arrêter de lire, il n’y a rien pour toi ici !
Bon maintenant qu’on est entre personnes sensées, on peut apporter la dernière pièce à notre puzzle :
Et maintenant que vous avez vos trois colonnes, vous allez pouvoir mettre en évidence ce qui s’est passé et qui ne s’est pas passé comme cela aurait dû selon le terrain ou selon les procédures. Parfois, il y aura des étapes où ce qui s’est passé n’est pas en accord avec les pratiques terrain, d’autres où cela sera en accord avec les pratiques terrain mais pas avec les procédures, et un autre cas où cela ne sera en accord avec ni l’un ni l’autre. 🤷
Cela vous permettra également de mettre facilement en évidence toutes les étapes de détection qui n’ont pas fonctionné, autrement dit tous ces moments où le problème aurait dû être détecté mais où ça n’a pas été le cas.
Pour terminer, il vous suffira de fusionner ces trois colonnes en un logigramme clair qui permettra de comprendre facilement le déroulé des opérations et les problèmes qui sont survenus :
3. Et tout devient plus clair
Fini les paragraphes de textes interminables, avec des tonnes d’informations qui n’ont rien à voir avec la choucroute (d’ailleurs il faudra que je vous fasse une newsletter là-dessus et sur le fait que la choucroute de la mer est une hérésie !). Maintenant, vous avez un schéma clair qui permet à n’importe qui de comprendre ce qui s’est passé, et qui vous sera d’une grande aide si vous devez ressortir la déviation dans six mois ou un an pour la présenter en inspection ou en cas de récurrence. 👨🏫
Je m’excuse si cela met un frein aux ambitions littéraires de certains investigateurs qui se voient peut-être comme des Arthur Conan Doyle en herbe, mais je pense que n’importe quelle personne qui a vécu ce moment de solitude où l’on doit présenter une déviation qu’on ne maitrise pas et qu’on se retrouve devant quatre pages de texte à la prose ampoulée… Tout ça pour expliquer pourquoi on a dû jeter un lot complet parce qu’un consultant qui cherchait les toilettes a ouvert la porte donnant la zone stérile sur à un inspecteur désabusé qui ne pense qu’au restau du midi. 🤐
Vous avez donc à la fois un outil qui vous permet de savoir comment démarrer et structurer votre investigation et un outil qui vous permet de la formaliser de façon claire à la fin : trop puissant !
Et encore plus puissant, cet outil, qui est commun à toutes les déviations, qu’elles soient majeures, mineures ou critiques, vous donnera une base solide pour continuer votre investigation. Car au lieu de faire un 5 pourquoi sur le quoi de votre déviation, faites-le sur les causes initiales identifiées dans le SCS et vous verrez que la recherche de vos causes racine sera beaucoup plus ciblée et que vous en sortirez des causes bien plus pertinentes.
🎯 Conclusion
Difficile de se lancer dans une investigation lorsque l’on a disposition plein d’outils mais qu’on ne sait pas lequel est le plus approprié à la situation… Le SCS est outil simple, qui permet de formaliser par un schéma ce qui s’est passé VS ce qui aurait dû se passer. Tout le monde peut l’expliquer et le comprendre !
👉 Un outil commun à toutes les déviations
👉 Facile à appliquer pour rendre fluide la formalisation de l’investigation !
RESSOURCES
🎧Pour poursuivre sur le sujet, vous pouvez écouter nos podcasts suivants :
Les investigations dans l’industrie pharmaceutique ne sont pas prises au sérieux !
Des exemples de SCS et rapports d’investigation de déviations
Prise de décision en qualité pharmaceutique : outils simples pour trancher !
